Sju, bivša klijentkinja koju sam imao, počela je novu ulogu potpredsednice u finansijskoj tehnološkoj organizaciji. Brzo je saznala da tim koji je nasledila ima niži nivo učešća, saradnje, postavljanja pitanja i opšte angažovanosti u odnosu na onaj koji je napustila. To je posebno bilo vidljivo na timskim sastancima.
Sjuine izazove nije iznenađujuće imajući u vidu široko rasprostranjene probleme s kulturom sastanaka. Istraživanja su pokazala da 9 od 10 ljudi sanjari tokom sastanaka, 50% smatra sastanke neproduktivnim, 25% vremena na sastancima se troši na diskutovanje o nebitnim pitanjima, i 75% lidera nije prošlo formalnu obuku o vođenju sastanka.
Nisko učešće tima na sastancima može dovesti do smanjenja produktivnosti iz nekoliko razloga:
Smanjena saradnja. Kada ljudi ne doprinose diskusiji ili ne obraćaju pažnju na ono što se govori, tim ne ostvaruje punu korist od okupljanja, i sastanak gubi vreme svih prisutnih.
Izazovi u donošenju odluka. Nisko učešće znači da se manje perspektiva uzima u obzir, što dovodi do suboptimalnih odluka.
Jedinost tima. Nedostatak učešća može razgraditi koheziju tima, jer neki članovi tima mogu osećati distancu ili nedovoljno vrednovanje.
Rasipanje vremena i resursa. Sastanci s niskim učešćem mogu učiniti da članovi tima osećaju kako bi njihovo vreme moglo biti bolje iskorišćeno na drugim zadacima.
Tradicionalni saveti za lidere koji žele povećati učešće na sastancima podrazumevaju razjašnjavanje očekivanja, postavljanje jasnih dnevnih redova i postavljanje otvorenih pitanja. Iako ovi pristupi imaju svoje prednosti, neće uvek funkcionisati jer su obično zasnovani na pretpostavkama lidera o tome šta timu treba, umesto na činjenicama o tome šta im zaista treba. Na primer, i pored primene tih tradicionalnih strategija angažovanja, neki od članova Sjuinog tima nisu promenili svoje ponašanje, a sastanci nisu postali efikasniji.
Menadžeri poput Sju, koji žele da njihovi timovi budu angažovaniji na sastancima, treba da podstiču sigurnu, inkluzivnu kulturu tima, što zahteva duboko razumevanje jedinstvenih dinamika svog tima. Razmotrite kako lične, tako i grupne dinamike.
Lične dinamike
Razumevanje i adresiranje individualnih snaga, slabosti, aspiracija i strahova vaših članova tima ključno je za razvoj inkluzivne i participativne atmosfere. Lično samopouzdanje i individualne ličnosti ljudi mogu ih obeshrabriti od uključivanja. Na primer, introvertnost, nedostatak samopouzdanja, osećaj sindroma prevaranta ili osećaj da njihovi doprinosi nisu cenjeni ili relevantni, sve to može učiniti da osoba okleva da podeli svoje misli.
Sue je ustanovila da postavljanje otvorenih pitanja na timskim sastancima nije dovelo do učešća. Međutim, kada je postavila otvorena pitanja na svojim jedan-na-jedan sastancima, članovi su osećali veći osećaj psihološke sigurnosti, i bila je u mogućnosti da otkrije vredne uvide i podstakne buduće uključivanje.
Dakle, obavite jedan-na-jedan razgovore sa neangažovanim pojedincima. Da biste postavili pozitivan ton, započnite svaki razgovor tako što ćete prepoznati njihov dragoceni doprinos timu. Zatim, postavljajte otvorena pitanja kako biste istražili kako se osećaju u vezi sa timskim sastancima. Na primer: Kako se osećate u vezi sa svojom ulogom i doprinosima? Da li postoje lični izazovi ili brige koje bi mogle uticati na vaše aktivno učešće? Kakve promene možemo da napravimo u strukturi naših sastanaka koje bi vas motivisale da se više uključite? Kako mogu da vam pomognem da se osećate ugodno izražavajući svoje ideje?
Grupne dinamike
Način na koji članovi tim
a komuniciraju jedni s drugima takođe je ključni faktor u njihovom učešću na sastancima. Na primer, jezičke barijere i kulturne razlike lako mogu izazvati nesporazume. Dinamika moći, uključujući, ali ne ograničavajući se na one vezane za rod, seksualnu orijentaciju, neurodivergenciju i rasu, može ljude ućutkati, kao i dominantni glasovi koji obično budu glasniji od ostalih.
S obzirom na te dinamike moći, ključno je da pokažete svojim članovima tima da su cenjeni i da im omogućite sigurno učešće.
Pokažite da su cenjeni
Evo kako da postavite jasna očekivanja o ponašanju vašeg tima dok istovremeno pokazujete da cenite njih i njihove doprinose. Ključno je ovde raditi na kulturi u korist tima, umesto fokusiranja na jednog neangažovanog pojedinca. Vaš cilj treba da bude stvaranje psihološki sigurne sredine za vaš tim, ne samo povećanje učešća.
Definišite željeno ponašanje tima. Opišite tip tima koji biste želeli da imate i ponašanja koja biste želeli da usvoje kako biste stvorili kulturu podrške. Na primer, možete reći: „Kao tim, podržavamo jedni druge, rešavamo izazove zajedno, i komuniciramo transparentno i konstruktivno.“
Modelirajte ponašanja. Pokažite empatiju u vašim interakcijama i aktivno učestvujte u rešavanju problema kroz saradnju. Vaša dela postavljaju ton za kulturu tima.
Ojačajte i prepoznajte. Proslavite svaki put kada član tima pokaže ova ponašanja. Na primer, možete reći: „Želim da istaknem nešto. Aleks, način na koji si upravo priznao doprinos Džordana oslikava podržavajuću kulturu koju želimo da imamo u našem timu – jednu u kojoj se svaki doprinos člana tima prepoznaje i ceni. Aleks, hvala ti što si to demonstrirao i postavio pozitivan primer za sve nas.“
Pozovite na učešće. Ugrađivanjem ovih ponašanja u svaki sastanak i interakciju sa timom, tokom vremena ćete podstaći učešće. Na primer, prilikom planiranja sledećeg timskog sastanka, možete reći: „Dok se pripremamo za našu diskusiju o [temi], hajde da se setimo naših timskih ponašanja: podržavamo jedni druge, rešavamo izazove zajedno, i komuniciramo transparentno i konstruktivno. Ohrabrujem svakoga da donese svoje uvide i pitanja, jer vaše jedinstvene perspektive obogaćuju naš tim. Hajde da napravimo produktivan i inkluzivan sastanak gde će svaki glas biti čut.“
Učinite učešće bezbednim
Faktori sastanka na nivou grupe poput neefikasne facilitacije, nedostatka strukture i neinkluzivnog ponašanja utiču na učešće, kako je Tope Awotona, izvršni direktor kompanije za softver za zakazivanje Calendly, istakao u nedavnom razgovoru. Na primer, unapred određeni ili ustaljeni redosled govornika (npr. uvek počinjanje sa najstarijim članovima) će sprečiti spontanost kod ostalih članova. Podgrupe unutar tima (npr. članovi tima sa višim stažom u odnosu na nove članove) takođe mogu stvoriti eho komore i neravnotežu moći u diskusijama.
Uvodite nove rituale
Počnite sastanke potvrđujući kulturu i ponašanja tima: „Dobrodošli na Sastanak X. Mi smo Tim Y, i podržavamo tri ključna ponašanja: Podržavamo jedni druge, rešavamo izazove zajedno, i komuniciramo transparentno i konstruktivno.“ Ovo postavlja pozitivan ton i jasna očekivanja, a kada se redovno primenjuje, rituali mogu doprineti performansama.
Izazovite postojeće rituale koji mogu ometati učešće
Na primer, kako biste osigurali da se problemi rešavaju tokom sastanaka, razjasnite da će se tišina tumačiti kao saglasnost.
Unapredite strukturu sastanka i facilitaciju
Pazite da su dnevni redovi jasni i očekivanja komunicirana unapred. Svi trebaju znati svrhu sastanka, zašto je on važan i relevantan, i šta se očekuje od njih. To pomaže članovima tima da se osećaju bolje pripremljenim i sklonijim učešću.
Ohrabrite raznovrsno učešće
Rotirajte ulogu facilitatora sastanka među svim članovima tima. Dajte strukturiranu ulogu onima koji su obično manje vokalni kako biste ih ohrabrili da govore. Ponudite više načina za doprinos članova tima, vodeći računa da se prilagodite neurodivergentnim osobama. Na primer, omogućite pisani doprinos pre, tokom ili posle sastanaka kako bi svako mogao da doprinese na način koji mu odgovara.
Izbegavajte i rešavajte ometanja
Prepoznajte i znajte kako da se nosite sa uobičajenim ponašanjima koja ometaju sastanke, poput pravljenja pretpostavki ili katastrofizacije.
Konfrontirajte dinamike moći
Aktivno radite na tome da se svi glasovi čuju jednako. Napravite praksu od toga da priznate i, ako je potrebno, parafrizujete komentare žena, osoba boje kože i osoba iz drugih podređenih grupa kako biste pojačali njihove glasove.