Radite "pametno" a ne "naporno"

Ponekad, najveći napor nije u radu, već u razmišljanju kako da se radi bolje.

Zamisli da radiš u komercijali. Primetio si da te potencijalni klijenti zovu po nekoliko puta nakon sastanka i postavljaju manje-više ista pitanja, što često odlaže potpisivanje ugovora. Jednog jutra, sedneš i uložiš vreme i napor da smisliš kako da unaprediš taj proces. Nakon nekoliko ideja, odlučiš da sastaviš listu najčešće postavljanih pitanja (FAQ) koju ćeš slati klijentima tik pre slanja ugovora.

Na kraju tog istog, proaktivnog dana, odlaziš na važan sastanak. Odjednom primećuješ da ti je mnogo teže da se fokusiraš: koncentracija ti popušta, propuštaš bitne detalje, a na jednostavno pitanje jedva uspevaš da sklopiš suvisli odgovor.

Ukratko, verovatno osećaš kognitivnu cenu proaktivnosti.

U novoj studiji, otkrili smo da što više truda ljudi ulažu u traženje načina da unaprede svoj posao (umesto da ga samo obavljaju po starom), to su im kognitivne sposobnosti na kraju dana bile lošije u poređenju sa danima kada nisu bili posebno proaktivni. Drugim rečima, onaj dodatni trud da se nešto poboljša ima svoju mentalnu cenu. Pa da li to znači da ne treba da budete proaktivni ili da to ne tražite od svog tima? Postoje li bolji načini ili trenuci za poboljšanje zadataka? Naše istraživanje sugeriše da, kako bismo iskoristili sve prednosti proaktivnosti, prvo moramo razumeti koliko košta odstupanje od rutine – i koje aktivnosti mogu da ublaže negativne posledice.

Važnost rutine i "uhodanosti"
Prethodna istraživanja su utvrdila da preuzimanje inicijative na poslu – pored očigledne koristi za firmu – pomaže zaposlenima da pronađu više smisla u svom poslu i povećava njihovu angažovanost i prilagodljivost. Ali, pitali smo se da li to istovremeno troši njihove mentalne rezerve, jer predstavlja odstupanje od svakodnevne rutine.

Rutina je važna jer nam pomaže da budemo efikasniji i da čuvamo mentalnu energiju. To je kao kad učiš da voziš bicikl. U početku, potreban ti je ogroman napor da pamtiš da održavaš ravnotežu, usporiš u krivini, menjaš brzine, kočiš, poštuješ pravila i paziš na sve oko sebe. Vremenom, kroz vežbu, sve to postane rutina i zahteva mnogo manje mentalnog napora. Ista stvar je i sa poslom. Kad se neki zadatak ponavlja iznova, koristeći iste metode istim redosledom, on postaje automatski i troši mnogo manje mentalne "struje".

Naša hipoteza je bila da, za razliku od toga, ljudi koji se bave proaktivnošću – smišljanjem boljih i efikasnijih načina da obave svoje osnovne zadatke – moraju da odstupe od uhodanih šablona, žrtvujući benefite rutine i preuzimajući dodatni mentalni teret. To, zauzvrat, stvara veći mentalni umor, za koji je već dokazano da otežava koncentraciju, obradu informacija i donošenje odluka.

Šta kaže nauka?
U prvoj studiji, traženo je od 163 zaposlena u Evropi da na kraju svog radnog dana popune anketu. Ocenjivali su na skali od jedan do pet koliko se slažu sa izjavama poput: "Danas sam inicirao bolje načine za obavljanje svojih ključnih zadataka." Takođe smo ih pitali koliko su dobro obavili svoje rutinske zadatke, što nam je pomoglo da pratimo dnevni učinak. Na kraju, radili su kognitivni test – igru memorije gde su im pokazivani apstraktni oblici, a kasnije je trebalo da se sete koje su videli. Skupljali smo podatke tokom tri do pet radnih dana i pronašli značajnu vezu između proaktivnosti i loših rezultata na testu.

Ovi rezultati su bili ohrabrujući, ali nije bilo jasno da li je slabiji rezultat posledica proaktivnosti, ili su učesnici možda započeli dan sa manjim mentalnim kapacitetom – na primer, zbog lošeg sna. Zato su u drugoj studiji testirane kognitivne sposobnosti 93 radnika i ujutru i uveče, tokom tri do sedam radnih dana. To je dalo preciznu početnu tačku za svaki dan. Uključena su i pitanja o obimu posla, konfliktima sa kolegama i multitaskingu, kako bi isključili druge faktore. Čak i nakon što je sve to uzeto u obzir, i dalje smo nalazili da je proaktivnost povezana sa lošijim kognitivnim učinkom na kraju dana.

Znači li to da treba da prestanemo da se trudimo?
Naravno da ne. Istraživanje je pokazalo da proaktivnost ima svoju cenu u vidu mentalnog umora, koji može otežati obavljanje složenih zadataka kasnije u toku dana. Ali proaktivnost je i dalje ključna da bi se ljudi osećali povezano sa svojim poslom, a kompanije dobile dragoceno znanje i nove, efikasnije procese. Imajući to na umu, nudimo sledeće predloge kako da unapredite svoj posao, a da istovremeno zaštitite sebe i svoj tim od mentalnog zamora ili loših odluka.

1. Pravite pauze
Istraživanja van naše studije pokazuju da redovne pauze mogu ublažiti mentalni umor. Zato, u danima kada ste proaktivni, pravite češće pauze (ili ohrabrujte i zahtevajte to od svog tima) kako biste se mentalno osvežili. Dajte sebi prostora da dišete – bukvalno, a ne samo skrolovanjem po telefonu – to vam može pomoći da povratite deo mentalnih resursa.

2. Budite fleksibilni sa rasporedom i prioritetima
Ako je moguće, prilagodite svoj raspored tako da uzmete u obzir mentalni umor od poboljšavanja zadataka. Razmislite o tome da zadatke od veće važnosti obavite ranije u toku dana ili da neke od rutinskih zadataka prebacite za drugi dan kako biste mogli da se koncentrišete na unapređenje procesa.
Takođe, da bi tim bio uspešan dok eksperimentiše, razmislite o restrukturiranju njihovih rokova. Na primer, od zaposlenog koji je celo jutro smišljao optimizaciju procesa ne možete očekivati da popodne briljira na pregovorima sa ključnim klijentom.
Menadžeri bi, kad god je to moguće, trebalo da omoguće veću fleksibilnost u rasporedu zaposlenih – na primer, kroz klizno radno vreme ili rad od kuće – kako bi se ublažio napor koji proaktivnost nosi.

3. Stvorite bezbedno okruženje za eksperimentisanje
U našoj kulturi se greške često doživljavaju kao smak sveta. Lideri moraju da stvore kulturu u kojoj se greške prihvataju kao deo procesa učenja. Moraju postojati jasni mehanizmi zaštite koji će zaposlene sačuvati od posledica iskrenih grešaka nastalih tokom eksperimentisanja. Smanjenje tog pritiska može pomoći zaposlenima da se osećaju opuštenije – jedna briga manje oslobađa mentalnu snagu za fokusiranje na poboljšanja. To je kultura učenja, a ne kažnjavanja.

Neka ograničenja
Studija je ispitivala kratkoročne efekte proaktivnosti. Zanimljiv put za buduća istraživanja bio bi da se testira da li bavljenje proaktivnošću nekoliko dana zaredom vremenom postaje manje naporno. Drugim rečima, ako stalno tražite nove načine da radite, da li jačate tu "mišicu", pa proaktivnost ima slabiji uticaj na kognitivne sposobnosti?

Iako se proaktivno ponašanje danas smatra suštinskim – i to s dobrim razlogom – važno je uzeti u obzir i njegovu manje vidljivu, mračnu stranu. I pojedinci i organizacije moraju da shvate da proaktivnost može doći – bar kratkoročno – sa kognitivnom cenom koja može uticati na učinak na kraju radnog dana. Jednostavna prilagođavanja, kao što su pauze, fleksibilan raspored i jasniji prioriteti, mogu pomoći da se smanji mentalni napor proaktivnosti, a da organizacije i dalje imaju koristi od nje.

Biti proaktivan ne znači raditi više, već raditi pametnije. A najpametnije je znati kada treba dodati gas, a kada napraviti pauzu da se motor ne bi pregrejao.